대개의 업무 시 사용되는 문서는 워드프로세서 프로그램을 통해 작성되고, 이메일이나 메신저 같은 웹 기반 커뮤니케이션 도구에 의해 주고받는다.
이러한 전자문서 기반의 업무 프로세스가 서면으로 문서를 작성하고 결재를 받아야 했던 아날로그적인 방식보다 커뮤니케이션의 효율성과 속도를 개선해 주었다는 것은 누구나 공감하는 사실이지만, 여전히 종이 문서의 사용량은 줄어들지 않고 있다.
곧 다가올 것만 같았던 ‘종이 없는 사무실’은 실현되지 않았다.
오히려 최근 20년 동안 인쇄용 종이 사용량이 두 배로 늘어났다는 조사 결과도 있다.
아마 그 이유는 문서를 원본으로 보관해야 하는 문제, 혹은 디지털 콘텐츠의 보안문제나 플랫폼 호환성 등 전자문서 활용 시의 문제가 남아있기 때문일 것이다.
전자의 경우라면 이제 전자문서의 법적 효력 부과, 공인 전자문서 보관소 설립을 통해 전자문서의 생성부터 마지막 보관 단계까지 종이에 출력할 필요 없이 디지털 문서로 보존할 수 있게 되어 문제가 곧 해결될 것으로 생각된다.
그렇다면 두 번째 문제는 어떨까? 많은 사람들이 외부와의 문서 교환 시 서로 플랫폼과 소프트웨어가 달라 문서가 열리지 않거나, 이미지나 디지털 콘텐츠가 포함된 문서의 용량이 너무 커서 메일로 주고받기가 어려워 결국 인쇄해서 팩스로 송부하거나, 설계도나 보고서 등 중요한 내용이 담긴 문서를 외부에 보낼 때 ‘복사+붙여넣기’에 의한 유출이나 원본 훼손이 걱정되어 출력된 문서 형태로 보낸 경험이 있을 것이다.
최근의 전자문서 솔루션 기술은 이러한 이슈를 모두 해결해줄 수 있는 기능들은 물론, 커뮤니케이션과 협업 프로세스를 완전히 혁신할 수 있는 다양한 방안을 제공한다.
다양한 포맷의 문서를 원본 형식을 유지하며 PDF 포맷으로 만들어 보안을 유지하면서 특정 플랫폼이나 소프트웨어 없이도 원본 그대로 볼 수 있게 해주는 기능은 대표적인 예다.
문서 보안과 호환성 유지는 아주 기본적인 기능에 불과하다.
대개의 경우 보고서나 기획, 프로젝트 진행 시 작업 내용을 문서로 작성하고 이메일로 공유하여 상대방으로부터 코멘트를 받고, 이를 수정사항에 최종적으로 반영하는 식으로 이루어지는데, 이러한 문서 작업을 웹 기반 회의 툴과 연결하여 실시간으로 한꺼번에 해결할 수 있다.
다른 사람이 작성한 주석이 내가 열어 놓은 문서에 바로 표시되고, 내가 수정한 문서 내용이 상대편에게 바로 전달되기 때문에 기존에 거쳐야 했던 여러 단계를 건너뛰게 된다.
수없이 많은 정보가 생성되며 광범위하게 교환되는 현재의 기업 환경 속에서 효과적인 커뮤니케이션은 인력과 시간을 절약할 수 있는 방안이다.
시간과 정보력이 곧 자본으로 직결되는 현실에서 효율적인 협업 프로세스를 구현하는 것은 그만큼 경쟁력을 확보할 수 있다는 말이 된다.
한 단계 앞서나간 전자문서 협업 솔루션 구축은 곧 다가올 페이퍼리스 시대에 기업이 꼭 갖추어야 할 글로벌 경쟁력을 획득할 수 있는 기반을 제공해 줄 것으로 예상된다.
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